Le mariage : l’événement stressant par excellence. Et c’est bien normal : ce jour fera partie des plus beaux jours de votre vie ! L’organisation de cette journée est une étape incontournable dont il ne faut oublier aucun détail. Vous y consacrerez des heures et pourtant, le jour J : c’est le stress puissance 100000.
En tant que wedding planner, je vais vous partager quelques astuces pour vous éviter des couacs et surtout, pour vous rassurer en ce jour si important. C’est parti !
1. Engager une wedding planner pour coordonner le jour J
Premier conseil et pas des moindres : faites appel à une wedding planner ! Cette professionnelle vous apportera tous les conseils dont vous avez besoin. Vous allez passer des heures à faire des recherches alors qu’une wedding planner l’aura déjà fait bien avant et vous apportera des réponses immédiates. Etre wedding planner, c’est un métier, c’est un savoir-faire, tout comme un boulanger : ça ne s’apprend pas « comme ça ». Le jour de votre mariage, votre wedding planner vous soulagera énormément : accueil des prestataires, vérification des installations, mise en place des éléments de décoration, gestion du timing et des imprévus… En plus de vous soulager, elle soulagera aussi vos témoins qui pourront profiter de ce beau moment.
2. Aller plusieurs fois sur son lieu de réception
Vous venez de trouver le lieu de vos rêves, vous commencez déjà à vous imaginer les détails de cette journée : l’emplacement du vin d’honneur, la disposition de la salle, la décoration de vos tables… Et c’est super ! Mais entre votre imagination et la réalité, il y a parfois beaucoup de différence : l’emplacement que vous aviez imaginé pour le vin d’honneur bloque une issue de secours, la disposition que vous souhaitiez pour la salle ne permet pas d’avoir une piste de danse… Voilà pourquoi il est important de retourner plusieurs fois sur votre lieu de réception. Ce sera aussi l’occasion de parler de vos idées au propriétaire. Il vous conseillera sur ce qui est réalisable ou non et pourra même vous donner de nouvelles idées.
3. Transmettre le planning de la journée aux prestataires
Chaque prestataire (lieu, traiteur, DJ…) possède sa propre méthode de fonctionnement et de mise en place. La première chose à faire est de demander à chacun d’entre eux leur planning : heure d’arrivée, temps de mise en place, heure de départ… Ensuite, vous pourrez combiner votre propre planning et les leurs pour n’en faire qu’un ! Envoyez-leur ensuite ce planning global. Ainsi, ils auront tous les mêmes informations. Ce sera aussi l’occasion pour eux de vous faire remarquer s’il y a des dysfonctionnements. Dans ma prestation d’organisation complète et de coordination du jour J, je m’occupe moi-même de créer ce planning et de le transmettre aux prestataires. Ce qui vous fait gagner du temps précieux.
4. Donner aux témoins une fiche infos pratiques
Les horaires, les adresses, les coordonnées des prestataires, les missions de chacun… Pour faciliter la tâche de vos témoins de mariage, je vous conseille de créer une fiche récapitulative des informations essentielles. Ils pourront s’y reporter si besoin sans avoir à vous redemander des infos le jour J. Vous pouvez aussi y ajouter le planning évoqué précédemment.
5. Faire une liste des affaires et objets à prendre
A commencer plusieurs mois à l’avance ! Faites une liste précise de tout ce que vous devez emmener sur votre lieu de préparation et/ou de réception. N’hésitez pas à commencer à préparer vos valises quelques jours avant et surtout ne vous y prenez pas à la dernière minute : c’est le meilleur moyen d’oublier des choses !
Vos affaires personnelles :
– Robe de mariée
– Costume
– Chaussures
– Bijoux
– Kit de couture
– Documents (pièces d’identité…)
…
Vos éléments de décoration :
– Bougies
– Menus
– Marque-place
Mais aussi de quoi mettre en place cette décoration : ciseaux, scotch, ficelle, pistolet à colle…
6. Prévoir quelques éléments de décoration en plus (au cas où)
Un accident peut vite arriver ! Des objets de votre décoration de mariage peuvent s’abîmer pendant le transport ou la mise en place. C’est pourquoi je vous conseille de prévoir toujours 2 ou 3 éléments supplémentaires pour chaque élément de votre décoration.
7. S’imaginer le déroulé exact de la journée
C’est le moment de rêver : imaginez chaque instant, chaque seconde de cette journée. En pensant à chaque moment, posez-vous des questions : qui accueillera ma maquilleuse ? A quelle heure aurai-je les clés du lieu de réception pour mettre en place ma décoration ? Ai-je prévu assez de temps entre la cérémonie civile et religieuse pour le transport des invités ? Le fait de vous poser ces questions vous permettra de vous organiser au mieux.
8. Ajouter un « qui fait quoi » à votre planning
Détaillez un maximum votre planning, ajoutez qui s’occupe de chaque tâche et où. Répondez aux questions suivantes : quand, quoi, qui, où, comment. Une fois de plus, grâce à cet outil, vous pourrez visualiser les couacs et y remédier. En réalisant ce document, vous diminuerez votre stress puisque cela vous montrera que vous avez pensé à tout.
Exemple de « qui fait quoi » :
8h | Arrivée de la maquilleuse | Maquilleuse + Témoin 1 | Accueil de l’hôtel | Témoin 1 accueille la maquilleuse. Coordonnées de la maquilleuse : …
Ce document peut être complexe à mettre en œuvre. C’est généralement une des nombreuses tâches que peut remplir une wedding planner. C’est ce que je propose dans mes prestations d’organisation complète et de coordination du jour J.
9. Prévoir une trousse de secours
Et même plusieurs :
Trousse de secours médicale :
– Pansements
– Désinfectant
– Pince à échardes
…
Trousse de secours beauté :
– Poudre
– Rouge à lèvre
– Mouchoirs
…
Trousse de secours des mariés :
– Kit de couture
– Pastilles à la menthe
– Epingles à nourrice
…
A travers mon rôle de wedding planner, je prévois toujours la trousse de secours médicale ainsi que la trousse de secours des mariés car mon rôle est de leur faciliter la tâche et de prévoir le moindre imprévu ou besoin de leur part.
10. Mettre en relation ses témoins avec ses prestataires
Vos témoins vont certainement vous préparer des surprises ! Mais pour cela, ils doivent les intégrer au planning de la journée et de la soirée sans pour autant chambouler le fonctionnement des prestataires. En tant que wedding planner, je prends contact plusieurs mois à l’avance avec les témoins de mariage pour me coordonner avec eux, leur donner des idées, les accompagner dans leur réflexion…
A présent, vous avez toutes les clés pour que votre mariage se déroule à la perfection ! Mais pour être encore plus serein(e), vous pouvez aussi faire appel à So this is love pour la coordination de ce jour si spécial. Testé et approuvé par de nombreux mariés !