Après des mois d’organisation, le moment est arrivé : c’est le jour de votre mariage ! Pour assurer le bon déroulement de cette journée, vous comptez sur vos prestataires, vos témoins, vos amis et/ou votre famille. Une autre possibilité s’offre à vous : faire appel à un·e wedding planner. En effet, si vous souhaitez vous occuper vous-même de l’organisation de votre mariage, il est tout à fait possible de l’engager uniquement pour gérer la bonne conduite de cette journée. Mais en quoi consiste cette prestation ? Quelles sont ses missions ? Quel est son rôle le jour J ?
En tant que wedding planner, de nombreux futurs mariés me contactent afin que je puisse mettre en place leur décoration et surtout gérer la bonne conduite de leur mariage. Je vous propose donc de vous présenter en détails ma prestation de coordination du jour de votre mariage !
En amont
Le planning
Après m’avoir contacté, je propose à mes clients de les rencontrer afin de faire le point sur leur organisation. Nous abordons ensuite le sujet des grands temps forts de la journée : préparation, arrivée des invités, début de la cérémonie… Par la suite, je contacte leurs prestataires (lieu de réception, traiteur, photographe…) afin de faire le point sur leur prestation, leurs besoins le jour J et leur planning (heure d’arrivée, temps d’installation…).
Tous ces éléments vont me permettre de construire le planning global de la journée, outil de travail essentiel au bon déroulement du mariage. Voici ce qu’il contient (liste non-exhaustive) : les horaires précis (à la minute près) de chaque moment important de l’organisation, les missions de chacun, les coordonnées de chaque prestataire, etc. Le jour J, ce planning me permet de suivre en temps réel l’avancement et la bonne conduite du mariage. J’envoie ce planning à chaque prestataire pour qu’ils puissent avoir toutes les informations dont ils pourraient avoir besoin. Cela me permet de vérifier aussi avec eux qu’il n’y a pas de « couac ».
En plus des prestataires, si vous le souhaitez, je peux contacter vos témoins, demoiselles et garçons d’honneur. Grâce à ma présence, ils sont déchargés de nombreuses tâches durant la journée et peuvent en profiter à 100%. Mais ils voudront certainement vous organiser des surprises et préparer les animations de la soirée. Dans ce cas, mon rôle est de les conseiller, les accompagner et leur donner des idées. Ce qui me permet d’intégrer ces surprises et animations au planning. En accompagnant vos témoins, je m’assure aussi que les animations ne sont ni trop courtes, ni trop longues, qu’elles s’intègrent au bon moment de la soirée et coïncident bien avec le planning du traiteur. Par exemple : une animation entre l’entrée et le dessert. Puis une autre entre le fromage et la pièce montée. C’est la garantie que tout se déroule au mieux pendant la soirée !
Une fois le planning créé, nous le reprenons ensemble pour que vous puissiez avoir un aperçu du déroulement de votre mariage. Je prends le temps de vous expliquer en détails en quoi chaque moment est important et comment cela se déroulera. Ainsi, le jour J, vous pourrez profiter à fond de votre préparation, votre cérémonie et votre soirée sans vous soucier de quoi que ce soit. Tout sera sous contrôle, vous éviterez donc tout stress lié à l’organisation. Votre mariage passera tellement vite, il serait dommage de ne pas en profiter à 100% et de s’encombrer la tête avec l’organisation du jour J.
Pour résumer :
- Un rendez-vous pour faire le point sur l’organisation.
- La prise de contact avec vos prestataires afin de faire le point sur leurs prestations.
- La prise de contact avec vos témoins afin de les aider à organiser les animations et les surprises.
- La création du planning global du jour J.
- Un rendez-vous pour vous présenter le planning.
- La visite de repérage de votre lieu de réception.
- Mes conseils illimités.
Le jour J : votre mariage
Le jour J, je suis présente dès le matin pour la mise en place et l’accueil de vos prestataires tout au long de la journée. Par exemple, si vous vous préparez sur votre lieu de réception, je suis là pour accueillir votre coiffeur·euse et pour l’accompagner jusqu’à votre chambre. Je me charge aussi d’accueillir le DJ pour lui faire visiter la salle, lui montrer son emplacement ainsi que toute la partie technique. Mon rôle ce jour-là : être la cheffe d’orchestre de votre mariage. Si vos témoins ont une question, ils peuvent venir me voir ou m’appeler. Lorsque vos invités arrivent, je me présente, ce qui leur permet de m’identifier pour plus tard si besoin.
Tout au long de la journée, je m’assure que chaque personne est au bon endroit, au bon moment et n’oublie rien. Par exemple : pendant la soirée, au moment des animations, je me charge de rappeler les horaires aux témoins et d’aller les chercher quand c’est le moment du discours. A la suite de cette belle journée, une fois que tous les grands temps forts ont eu lieu, j’attends le début de la soirée dansante pour vous laisser profiter et danser toute la nuit !
Pour résumer :
- Ma présence dès le matin jusqu’au début de la soirée dansante.
- L’accueil de vos invités.
- L’accueil et la coordination de vos prestataires.
- La gestion du timing et des imprévus.
Les avantages
En choisissant de faire appel à un·e wedding planner pour gérer la coordination du jour de votre mariages, vous :
+ Vous déchargez d’un grand nombre de tâches.
+ Etes accompagnés par un professionnel pour vous conseiller.
+ Economisez du temps (et de l’énergie).
+ Réduisez le stress des préparatifs.
+ Avez l’assurance de rien oublier.
+ Profitez du jour J et de vos invités à 100%.
+ Permettez à vos parents, proches et témoins de profiter aussi des festivités.
+ N’êtes pas inquiétés par les imprévus.
Alors, convaincu·e ? Prenons rendez-vous pour échanger sur vos propres besoins ! Je propose ma prestation de coordination jour J dans le Rhône, l’Isère et la Drôme. Le premier rendez-vous téléphonique est toujours gratuit et sans engagement.